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上海企業簽約儀式策劃公司簽約儀式通常指訂立合同、協議的各方在合同、協議正式簽署時所正式舉行的儀式。雖然時間不長,卻是活動中最重要的一環,其成功與否直接關系到企業的形象。要想在簽約儀式上不出差錯,前期需要做大量的準備工作。 一、確定參加簽字儀式的人員; 1、簽字人:簽字人是代表一個政府或企業進行簽字的人員,所以,簽字人的選擇十分關鍵。如果是璨佳項目,則由國家領導人簽字,如果是地區、部門之間的協議,則一般由企業法人代表簽字。注意:不管是哪一級,雙方簽字人的身份應該大致對等。 2、助簽人:助簽人主要負責洽談有關簽字儀式的細節并在簽字儀式上幫助翻閱與傳遞文本、指名簽字處。一般雙方的助簽人由締約雙方共同商定。 3、出席簽字儀式的人員基本上是參加會談或談判的全體人員。如一方要求讓某些未參加會談或談判的人員出席簽字儀式,應事先取得對方的同意,另一方應予以認可。雙方與會人員數量璨佳大體相等。不少國家與企業為了表示對簽字儀式的重視,往往由更高級別或更多的領導人出席簽字儀式。 二、簽字前的籌備工作; 1、簽字文本的準備:在籌備簽約儀式前,首先應該準備好簽字文本。負責為簽字儀式提供待簽合同文本的主方,應會同有關各方一道指定專人,共同負責合同的定稿、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印工作。通常應為在合同上正式簽字的有關各方均提供一份待簽的合同文本。必要時,還可再向各方提供一份副本。 簽署涉外商務合同時,合同文本應該比照國際慣例,同時使用有關各方法定的官方語言,或使用國際上通行的英文、法文。此外,也可同時并用有關各方法定的官方語言與英文或法文。 注意:待簽的合同文本應以精美的白紙印制而成,按大八開的規格裝訂成冊,并以璨佳質料,如真皮、金屬、軟木等作為其封面。 2、簽字物品:璨佳文化傳播公司提醒大家,要提前準備好簽字用的文具、國旗等物品。 3、服飾準備:在簽約儀式前一定要規范好簽約人員的服飾。按照禮儀規范,簽字人、助簽人以及隨員,在出席簽字儀式時,應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、西裝套裙,并配以白色襯衫與深色皮鞋,男士還必須系上單色領帶。在簽字儀式上露面的禮儀、接待人員,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一類的禮儀性服裝。 4、簽字廳的布置:由于簽字儀式分類不同,各地乃至各國的風俗習慣不同,因而簽字儀式的安排和簽字廳的布置也不盡相同。簽約儀式大廳有常設專用的,也有臨時以會議廳、會客室來代替的,但一般要選擇較有影響的、結構莊嚴的、寬敞明亮的、適宜于簽字的大廳。 布置的總原則是要莊重、整潔、清靜。室內鋪滿地毯,除了必要的簽字用的桌椅外,其他的一切陳設都不需要。正規的簽字桌應為長桌,上面鋪設深綠色的臺布。 在力所能及的范圍內,簽字儀式一定要鄭重其事,認真嚴肅。在簽約儀式大廳最引人注目的莫過于舉行簽約儀式時座次的排列方式問題。一般舉行簽字儀式時,有三種座次排列方式: 并列式排座是舉行雙邊簽約儀式時最常見的形式。它的基本做法是:簽字桌在室內面門橫放。雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之后并排排列,雙方簽字人員居中面門而坐,客方居右,主方居左。 相對式簽約儀式的排座,與并列式簽約儀式的排座基本相同,只是相對式排座將雙邊參加簽字儀式的隨員席移至簽字人的對面。 主席式排座,主要適用于多邊簽字儀式。其操作特點是兩張簽字桌仍須在室內橫放,簽字席仍須設在桌后面對正門,但只設一個,并且不固定其就座者。舉行儀式時,所有各方人員,包括簽字人在內,皆應背對正門、面向簽字席就座。簽字時,各方簽字人應以規定的先后順序依次走上簽字席就座簽字,然后即應退回原處就座。 5、簽字桌:我國舉行的簽約儀式,通常是在簽字廳內設置長方桌作為簽字桌。桌面上覆蓋深綠色的臺呢。臺呢色彩的選擇,要考慮對對方的習慣與忌諱。桌牌要包括領導姓名等信息。桌后放兩把椅子,面對正門主左右客作為雙方簽字人的座位。 座前桌上擺放各方保存的文本,文本前方分別放置簽字用的用具,中間擺放一個旗架,懸掛簽字雙方的旗幟,主方國與客方國旗幟懸掛的方位是面對正門客右主左,即各方的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。另外,還要與對方商定助簽人員的安排,以及安排雙方助簽人員洽談有關細節。 按照禮儀規范,簽字桌應橫放于室內。簽字人在就座時,一般應當面對正門。在其后,可以擺放適量的坐椅。在簽字桌上,按照慣例應當事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。與外商簽署涉外商務合同時,還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。插放國旗時,其位置與順序必須按照禮賓序列而行。例如,簽署雙邊性涉外商務合同時,有關各方的國旗須插放在該方簽字人坐椅的正前方。 簽字時,各方代表的座次是由主方預先安排好的。主辦方在簽字桌左側,客方在右,當一排人滿后,要遵循自左向右,前高后低的原則。在簽署多邊性合同時,通常情況下只設一個簽字椅。各方簽字人在簽字時,依照各方事先商議的先后順序,依次上前簽字即可。 除了上述五點之外,西安活動策劃公司提醒以下幾個細節也是簽約儀式籌備前需要注意的: 1、提前做好各項準備工作,確定雙方簽字人,安排簽約儀式時間,至少在活動開始前一周發出邀請函。在確定簽約儀式的時間時,要避開周末和節假日,以方便參會人員出席。 2、簽約場地一般選擇在會議室、酒店、洽談室等,盡量選擇交通便利的活動場所,要征得簽約雙方企業的同意。 3、簽到墻、背景板要包含簽約儀式信息、雙方企業單位,主視覺設計要風格一致,貼合簽約儀式的主題。 4、簽約合同一般由簽約儀式的主辦方準備。在決定正式簽署合同時,就應當擬定合同的最終文本,它應當是正式的、不再進行任何更改的標準文本。 5、確定主持人和領導發言人的講話稿。 6、物料準備充足,簽字筆、酒杯、水果、音響設備、胸花、茶葉和水、手提袋、會議資料等,在簽約儀式開始前檢查,至少兩人確認。 7、做好現場工作人員分工,現場的執行團隊做好分工,維持現場秩序,提高工作效率, 8、提前聯系禮儀公司。 9、預約相關媒體到場。 10、安排好接待車輛。 上海璨佳文化傳播有限公司是一家從事于;活動策劃、舞臺設備搭建、各類演出表演,為一體的綜合型服務公司。成功的組織策劃過各大企業、組織、協會、單位、政府,的慶典活動(晚會、簽約儀式、企業會議、專場文藝演出、營銷演出、元旦晚會、公司年會、答謝晚宴、商業慶典、發布會等。)公司有職業策劃專家和各類形的活動策劃專業人員組成,是專門提供公關活動層壓和提供公關活動執行的組織性,策略性、的服務形機構。 咨詢電話:182-2178-7715 余先生 |